SLIM FIT:

De eindsprint is begonnen

De finish… we zijn er bijna! De SLIM FIT teller staat namelijk op €21,3 miljoen. Eén van de afdelingen die heeft bijgedragen aan dit mooie bedrag is de service-eenheid MICT. We vroegen Marjo Smulders (manager MICT) naar hoe de afdeling dit heeft aangepakt en op welke besparingen zij trots zijn.

Hoera!

“Goed nieuws, ik kreeg net te horen dat wij ons doel hebben behaald!”, zegt Marjo. Ze kreeg een half uur voor het interview te horen dat er officieel €1,81 miljoen is ingeboekt bij de service-eenheid MICT. Meer dan vooraf was gepland. Het doel was namelijk om €1,77 miljoen te besparen. Marjo: “hier ben ik erg blij mee, ik ga het zo aan de medewerkers vertellen.”


De service-eenheid MICT heeft op meerdere manieren gekeken naar besparingen. Aan de ene kant keken ze naar ‘hebben we dit nodig?’ en aan de andere kant ‘kunnen we slimmer inkopen?’. Door deze vragen te stellen hebben zij veel besparingen kunnen realiseren. “De meeste besparingen zijn rond de €20.000 tot €30.000. Geen uitschieters, maar wij zijn trots op het totale plaatje.”

End of contract

“Eind vorig jaar hebben wij een groepje collega’s samengesteld: een architect, informatiemanager, medewerker bedrijfsbureau en een manager. Met dit samenspel zitten wij één keer per maand bij elkaar. Wij hebben een lijst opgesteld met alle systemen en de bijbehorende 'end of contract’ datum. Vervolgens bekijken we steeds de stand van zaken. Bereikt een systeem binnen een half jaar de ‘end of contract’ datum? Dan kijken we naar verbetering en dan speelt de strategisch ICT inkoper een grote rol in het scherp inkopen. Zo hebben we nu voor minder geld een veel beter back-up systeem. In dit systeem is al onze data opgeslagen. Het is moderner, goedkoper én veiliger.” Een ander mooi voorbeeld is Ultimo. “Voorheen gebruikten wij bij onze servicedesk Marval als registratiesysteem, dit is door Ultimo niet meer nodig. Ook de service-eenheid Facilitair Bedrijf wil af van hun eigen systeem, wat is vervangen door Ultimo. Met dit gezamenlijke systeem hebben we een betere doorstroom en modernere werkwijze.”

Beheersbaar

“Wij vinden deze besparingen niet alleen belangrijk vanwege het geld, maar ook vanwege de beheersbaarheid. We willen een stabiele toekomst en door versnippering in systemen wordt het duur en onbeheersbaar. Als het programma SLIM FIT is afgelopen, gaan wij in ieder geval door. Er is altijd ruimte voor verbetering. Zo hebben we nu ook een afstudeerder die ons helpt bij het maken van een analyse voor beheertools, bijvoorbeeld het beheren van werkplekken op afstand. Misschien kunnen we hier ook een mooie verbeterslag maken.”