SLIM FIT:


Inkoop is het bewijs dat samenwerken helpt

“Je staat in de rij bij de Albert Heijn en de klant voor jou betaalt €1,00 voor een blikje cola. Daarna ben jij aan de beurt en voor hetzelfde blikje betaal jij €1,50. Dat zou jij toch ook niet accepteren?” Aan de hand van deze heldere vergelijking vertellen Annemarie ter Heijne (tactischmanager Inkoop) en Corinne Hensen (strategisch inkoper) over de SLIM FIT besparingen die zij als afdeling Inkoop hebben gerealiseerd. Waar zijn zij trots op, hoe gaan ze nu verder en welke tips hebben ze?

Lagere prijs, behoud eigen producten


Corinne: “In 2017 hebben wij €6 miljoen bespaard. Zo’n twee derde van onze SLIM FIT besparingen komt voort uit prijsverlaging. We vergeleken de prijzen van onze producten met de prijzen die bijvoorbeeld het St. Antonius Ziekenhuis betaalt en we kwamen erachter dat daar soms kleine, maar soms ook hele grote verschillen in zitten. Daarom gingen we onderhandelen met de leverancier, wij wilden diezelfde goedkopere prijs.”


Annemarie: “En dit lukte! We hebben zo onderhandeld dat we een lagere prijs betalen, maar met behoud van kwaliteit, innovatie en service. De besparing ging nooit ten koste van wat we er voor kregen. Je kunt het zien als een soort uitverkoop: hetzelfde product tegen een lagere prijs.”


“Dit deden wij zoveel mogelijk samen met collega’s, de interne gebruikers. En we deden een beroep op de grootte van ons ziekenhuis: we kopen zoveel in, hoe kan het dan dat wij meer betalen dan andere ziekenhuizen die ook nog eens kleiner zijn? Met onderbouwing lieten wij de leverancier zien dat het goedkoper kan.”


“Een groot deel van de besparingen is gerealiseerd op het gebied van Cardiologie, Operatiekamers, Vaatchirurgie en ICT. Daarnaast hadden we projecten waarbij het assortiment is gewijzigd of we anders zijn gaan werken wat heeft geleid tot besparingen. Denk hierbij aan de projecten wondverzorging, steriele handschoenen, hartkleppen en printers.”


“We betalen nu, in veel gevallen, normale prijzen die binnen Santeon marktconform zijn. Maar we kunnen natuurlijk altijd meer besparen. Dan moeten we kijken naar andere producten (merken), minder of andere leveranciers, in plaats van alleen besparen op prijs. De grote klappers zijn eruit, maar er ligt nog veel potentie door het maken van andere keuzes.”

Trots


“Waar wij het meest trots op zijn, is dat wij zoveel geld hebben bespaard zonder fysieke verandering. Alles is hetzelfde gebleven, behalve de prijs. We zijn als afdeling ook veranderd: we adviseren meer om zo in de toekomst kostentoename (cost avoidance) te voorkomen. We werken objectiever en scherper en zijn nauw betrokken bij zowel de werkvloer als de leverancier: we zijn een gesprekspartner.”


“Wij zijn blij met onze verbeterde afstemming. Op het gebied van Santeon werken we veel beter samen, bijvoorbeeld met de afdeling Inkoop van het St. Antonius Ziekenhuis. En zijn wij trots op onze eigen collega’s. De gebruikers van producten heb je hard nodig bij een besparing/implementatie, waarbij een product- of leveranciersomzetting doorgevoerd moet worden. Ook hadden we zonder de betrokkenheid van onder andere de managers en projectleiders de besparingen niet gehaald. Trots ben ik ook op de invoering van de inkoopregeling waarin ook de betrokkenheid van de artsen in het inkoopproces is vastgelegd. Daarnaast is een Incentive regeling opgesteld, zodat naast het ziekenhuis ook de artsen profiteren van de inkoopbesparingen.”

Tip


“Wij kunnen als ziekenhuis veel meer halen uit de samenwerking met andere ziekenhuizen. Zowel op het gebied van inkoop als op proces, efficiëntie en kennis. Noem maar op! Door niet twee keer hetzelfde wiel uit te vinden bespaar je tijd en geld. En vergeet niet de focus op SLIM FIT te houden zodra het programma voorbij is. Ook dan moeten we kritisch blijven, zodat we nooit terugvallen in het oude uitgavepatroon.”


“Harmonie is belangrijk. Net zoals weten dat het niet erg is om te veranderen. En soms moet je de stoute schoenen aantrekken en proberen: maak opvallende dingen bespreekbaar. Net zoals bij de Albert Heijn, daar zeg je het toch ook als je prijsverschillen ziet die niet eerlijk zijn en ga je de discussie aan? Daar zijn wij als afdeling Inkoop in ieder geval positief in veranderd: wij gaan het gesprek aan en kopen strategisch in.”